Een functioneringsgesprek is wezenlijk anders dan een beoordelingsgesprek. Waar een beoordelingsgesprek eenzijdig is en terugkijkt op gepresteerde resultaten, is een functioneringsgesprek een tweezijdige dialoog die gericht is op de toekomst, de samenwerking en de ontwikkeling van de medewerker.
Een goed gesprek valt of staat met de voorbereiding. Nodig de medewerker minimaal twee weken van tevoren uit en stuur een formulier mee met de agendapunten. Vraag de medewerker dit vooraf in te vullen, zodat u beiden over dezelfde gespreksonderwerpen nadenkt.
Stel de medewerker op zijn of haar gemak. Benoem duidelijk het doel van het gesprek (samenwerking verbeteren, vooruitkijken) en benadruk dat het geen eenzijdige beoordeling is.
Loop kort de actiepunten uit het vorige functioneringsgesprek na. Wat is er gelukt? Welke afspraken hebben vertraging opgelopen en waarom?
Geef de medewerker de ruimte om zijn of haar voorbereiding te delen. Hoe ervaart de medewerker de werkdruk, de taken, de faciliteiten en de begeleiding vanuit u als leidinggevende? Luister actief: LSD — Luisteren, Samenvatten, Doorvragen.
Deel uw observaties over het functioneren, het gedrag en de ontwikkeling van de medewerker. Wees constructief: benoem wat goed gaat en waar ruimte is voor verbetering.
Kijk vooruit naar de komende periode. Heeft de medewerker behoefte aan een opleiding? Veranderen er taken in de functie?
Vat het gesprek samen en formuleer samen 3 tot 5 actiepunten voor het komende halfjaar. Maak deze SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Maak binnen een week een beknopt verslag van het gesprek, met daarin expliciet de gemaakte afspraken. Laat dit verslag door de medewerker ondertekenen (voor 'gezien' of 'akkoord') en voeg het toe aan het personeelsdossier. Dit is niet alleen voor de duidelijkheid, maar ook van belang in het kader van een eventueel juridisch dossier.
Een goed gevoerd functioneringsgesprek versterkt de vertrouwensband tussen leidinggevende en medewerker, vergroot de betrokkenheid en voorkomt verborgen onvrede. Wilt u uw HR-processen verder professionaliseren?
Neem contact op