Een factuur is niet alleen een betalingsverzoek aan uw klant, het is ook een officieel fiscaal document. De Belastingdienst stelt strenge eisen aan de opbouw van een factuur. Voldoet uw factuur hier niet aan? Dan loopt uw zakelijke klant het risico dat zij de btw (voorbelasting) niet mogen aftrekken. Bovendien riskeert u bij een controle een boete.
Een standaard verkoopfactuur moet altijd de volgende gegevens bevatten:
Uw volledige naam en adres: De juridische naam van uw onderneming (zoals ingeschreven bij de KVK).
De volledige naam en het adres van uw klant: Let op: een postbusadres is hier alleen toegestaan in combinatie met het werkelijke vestigingsadres.
Uw KVK-nummer: Het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel.
Uw btw-identificatienummer: Uw btw-id (bijv. NL001234567B01).
De factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgereikt.
Een uniek, opeenvolgend factuurnummer: Er mag geen gat in uw nummering zitten (bijv. 2026-001, 2026-002).
De aard en omvang van de levering: Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verrichte diensten.
De leverdatum: De datum of de periode waarin de goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd.
De bedragen uitgesplitst per btw-tarief: Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief (bijv. 21% of 9%) en het totale btw-bedrag.
Het totale factuurbedrag: Het uiteindelijke te betalen bedrag inclusief btw.
In een aantal situaties moet u extra informatie op de factuur vermelden:
| Situatie | Verplichte extra vermelding |
|---|---|
| Btw verlegd | Vermeld de tekst "Btw verlegd" en het btw-nummer van uw klant. |
| Factuur aan consument (B2C) | Minder streng: een unieke nummering is verplicht, maar uw KVK-nummer en btw-id hoeven niet verplicht op de factuur te staan (wel handig). |
| Levering binnen de EU (Intracommunautair) | Vermeld "Intracommunautaire levering" of verwijs naar de Europese richtlijn, plus het btw-nummer van de buitenlandse klant. |
Heeft u per ongeluk een verkeerd bedrag gefactureerd of een eis vergeten? Pas de originele factuur nooit zomaar aan. U lost dit als volgt op:
Stuur een creditfactuur om de foutieve factuur (geheel of gedeeltelijk) tegen te boeken.
Stuur een nieuwe factuur met een nieuw uniek factuurnummer en de juiste gegevens, waarin u eventueel kort verwijst naar het originele (foutieve) factuurnummer.
Een fiscaal correcte factuur voorkomt boetes en gedoe met de Belastingdienst. Wilt u uw facturatieproces laten toetsen of uw volledige administratie onder de loep nemen?
Plan een fiscaal gesprek