Elke ondernemer is wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren. Dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. De Belastingdienst moet uw administratie kunnen controleren om te zien of u de juiste aangiftes heeft gedaan.
De algemene wettelijke bewaartermijn voor de basisadministratie van een onderneming is 7 jaar. Deze termijn gaat in nadat de gegevens hun actuele belang voor de bedrijfsvoering hebben verloren.
Onder de basisadministratie vallen in ieder geval:
Voor specifieke documenten geldt een verlengde bewaartermijn van 10 jaar. Dit is om fiscale redenen (zoals de herzieningstermijn voor de btw) vastgesteld door de Belastingdienst.
| Onderwerp | Bewaartermijn | Toelichting |
|---|---|---|
| Onroerende zaken | 10 jaar | Gegevens over bedrijfspanden, grond en de btw die hierop drukt. |
| Elektronische diensten | 10 jaar | Telecommunicatiediensten, radio- en tv-omroepdiensten binnen de EU. |
| Europese afstandsverkopen | 10 jaar | Als u gebruikmaakt van het éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS) voor btw-meldingen in de EU. |
De hoofdregel van de Belastingdienst is: bewaar documenten in hun originele vorm.
Een digitale factuur (PDF/XML) moet u digitaal bewaren. Uitprinten en het digitale bestand weggooien is niet toegestaan, omdat digitale echtheidskenmerken dan verloren gaan.
Een papieren bonnetje of factuur mag u wel digitaliseren (scannen), mits de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel en u de scan gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar houdt. Dit noemt men conversie.
Een niet-kloppende of onvolledige administratie kan leiden tot naheffingen, boetes en zelfs omkering van de bewijslast. Zorg dat uw administratie op orde is. Wilt u uw administratieve processen laten toetsen?
Plan een fiscaal gesprek